Kun ateriatilaukseen kirjataan nimi ja ruokavalio, syntyy tietosuojan kannalta arkaluonteinen tieto. Tämä koskee jokaista ammattikeittiötä, joka valmistaa erityisruokavalioita nimetyille asiakkaille kouluissa, päiväkodeissa, hoivassa tai sairaaloissa.
Ammattikeittiöissä erityisruokavaliot ovat arkea. Keliaakikon ateria, laktoositon annos tai pähkinäallergisen lapsen ruoka pitää valmistaa oikein, ja sen pitää myös päätyä oikealle henkilölle. Siksi tilauksiin ja dieettitarroihin kirjataan usein nimi.
Juuri tässä kohdassa moni keittiö käsittelee huomaamattaan tietoa, jota EU:n tietosuoja-asetus suojaa erityisen tarkasti.
Milloin ruokavaliotiedosta tulee erityinen henkilötieto?
Pelkkä ruokavalio ilman nimeä ei ole henkilötieto. Pelkkä nimi on tavallinen henkilötieto. Kun nimi ja ruokavalio esiintyvät yhdessä, tieto kertoo jotain tietyn ihmisen terveydestä.
Tietosuoja-asetuksen 4 artiklan mukaan terveystietoja ovat henkilön fyysiseen tai psyykkiseen terveyteen liittyvät tiedot, jotka ilmaisevat hänen terveydentilaansa. Tieto siitä, että nimetty henkilö sairastaa keliakiaa tai on allerginen maapähkinälle, on tällainen tieto. Asetuksen 9 artikla luokittelee terveystiedot erityisiin henkilötietoryhmiin, joita aiemmin kutsuttiin arkaluonteisiksi tiedoiksi.
Sama koskee joitakin vakaumukseen perustuvia ruokavalioita. Jos tilauksesta käy ilmi, että nimetty henkilö noudattaa uskonnollista ruokavaliota, tieto voi paljastaa hänen uskonnollisen vakaumuksensa, joka on myös erityinen henkilötietoryhmä.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty. Kunnan ruokapalveluissa käsittely on kuitenkin sallittua, koska se johtuu suoraan laissa säädetystä tehtävästä, kuten perusopetuslain mukaisesta maksuttomasta kouluateriasta tai varhaiskasvatuslain mukaisesta ruokailusta (tietosuojalaki 6 § 1 mom. 2 kohta).
Käsittelyn salliminen ei kuitenkaan tarkoita, että tietoa voisi käsitellä miten tahansa.
Mitä erityisruokavalioiden käsittely tarkoittaa käytännössä
Tietosuojan näkökulmasta käsittelyä on kaikki, mitä tiedolle tehdään: kerääminen, tallentaminen, katselu, tulostaminen ja poistaminen. Ammattikeittiössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- erityisruokavalioilmoitusten vastaanottamista huoltajilta tai osastoilta
- ruokavalion kirjaamista ateriatilaukseen tai tuotannonohjausjärjestelmään
- tilauslistojen ja dieettitarrojen tulostamista
- tietojen näkymistä keittiön, jakelukeittiön ja hoitohenkilökunnan työntekijöille
- tietojen poistamista, kun asiakkuus päättyy
Jokaisessa vaiheessa tieto voi päätyä henkilölle, jonka ei tarvitsisi sitä nähdä.
Miksi avoimesti kirjoitettu ”nimi + ruokavalio” ei riitä
Moni keittiö on hoitanut asian vapaatekstikentällä, Excel-taulukolla tai paperilistalla: ”Matti V., keliakia”. Käytäntö on tuttu ja nopea, mutta siinä on kolme ongelmaa:
- Tieto näkyy kaikille, joilla on pääsy järjestelmään tai tiedostoon, riippumatta siitä tarvitsevatko he sitä työssään.
- Kukaan ei tiedä, kuka tietoa on katsonut. Jos tieto vuotaa tai sitä käytetään väärin, asiaa ei voi selvittää jälkikäteen.
- Tieto leviää kopioiden mukana. Sähköpostiliitteet, tulosteet ja jaetut kansiot moninkertaistavat riskin.
Tietosuojalain 6 §:n 2 momentti edellyttää, että erityisiä henkilötietoryhmiä käsiteltäessä rekisterinpitäjä toteuttaa ”asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi”. Laissa luetellaan esimerkiksi:
- toimenpiteet, joilla on jälkeenpäin mahdollista varmistaa ja todentaa, kenen toimesta henkilötietoja on tallennettu, muutettu tai siirretty
- sisäiset toimenpiteet, joilla estetään pääsy henkilötietoihin
- henkilöstön osaamisen parantaminen
- tietojen salaaminen ja pseudonymisointi
Lisäksi tietosuoja-asetus edellyttää, että tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen (5 artikla, tietojen minimointi), että tietoturva on riskeihin nähden riittävä (32 artikla) ja että tietosuoja on huomioitu jo järjestelmien suunnittelussa (25 artikla).
Avoimesti kirjoitettu nimi ja ruokavalio ilman käyttöoikeuksia ja lokitusta ei käytännössä täytä näitä vaatimuksia.
Näin PoweResta ratkaisee asian
PoweRestan ateriatilaukseen on julkaistu lisäominaisuus, jonka avulla henkilön nimi voidaan tallentaa ateriatilaukseen erityishenkilötietona tietoturvallisella tavalla. Toiminto on tarkoitettu tilanteisiin, joissa ateriatilauksessa henkilön nimeen liitetään ruokavaliotietoja.
- Käyttäjäkohtaiset oikeudet: katselu- ja muokkausoikeudet henkilöiden nimiin asetetaan käyttäjäkohtaisesti. Nimet näkyvät vain niille, jotka tarvitsevat niitä työssään.
- Lokitus: katselutiedot tallentuvat lokiin, joten jälkikäteen voidaan selvittää, kuka tietoja on katsonut.
- Tulosteet: nimi on tulostettavissa niihin ateriatilauksen tulosteisiin, joissa sitä tarvitaan: Tilauslista, Viikon tilauslista ja Dieettitarrat.
Ominaisuus vastaa suoraan tietosuojalain luettelemiin toimenpiteisiin: pääsyn rajaamiseen ja käsittelyn todentamiseen jälkikäteen. Kun nimi ja ruokavalio ovat samassa hallitussa järjestelmässä, erillisiä Excel-listoja ja käsin kirjoitettuja lappuja ei tarvita.
Rekisterinpitäjänä vastuu tietosuojasta säilyy organisaatiolla itsellään. PoweResta antaa teknisen pohjan, mutta myös käytännöt ratkaisevat: kenelle oikeudet annetaan, miten tulostetut listat ja tarrat käsitellään ja milloin tiedot poistetaan.
Tarkistuslista ruokapalvelun vastuuhenkilölle
- Tiedämmekö, missä kaikkialla nimiä ja ruokavalioita on tallennettuna?
- Näkevätkö tiedot vain ne, jotka tarvitsevat niitä työssään?
- Voimmeko selvittää jälkikäteen, kuka tietoja on katsonut tai muuttanut?
- Onko tietosuojaselosteessa kuvattu erityisruokavaliotietojen käsittely?
- Miten tulostetut tilauslistat ja tarrat säilytetään ja hävitetään?
- Poistetaanko tiedot, kun asiakkuus tai lukuvuosi päättyy?
- Onko henkilöstö perehdytetty arkaluonteisten tietojen käsittelyyn?
Haluatko kuulla, miten erityishenkilötietojen suojaus otetaan käyttöön teidän ateriatilauksissanne? Ota yhteyttä, niin käydään asia läpi. PoweResta tarjoaa ammattikeittiöille modernin toiminnanohjausjärjestelmän, joka yhdistää reseptiikan, kustannuslaskennan, tuotetiedot ja tilausten hallinnan yhteen helppokäyttöiseen pilvipalveluun.
Artikkelissa käytetyt lähteet:
- Tietosuojalaki 1050/2018, ajantasainen teksti (EUR-Lex/Finlex) – 6 § 1 mom. 2 kohta ja 2 momentin suojatoimet (lainaukset tarkistettu tästä)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 – 4 art. 15 kohta, 5, 9, 25 ja 32 art.
- Nurmijärvi: Ruokapalveluiden erityisruokavalion henkilörekisteri – esimerkki tietosuojalain 6 §:n käytöstä ruokapalveluissa
- Espoo: Erityisruokavalioiden rekisteri – perusopetuslaki 31 §, varhaiskasvatuslaki ja lukiolaki käsittelyn perusteena
- Tietosuojavaltuutetun toimisto: Tietosuojan vaikutustenarvioinnin ohje
- Digiturvamalli: GDPR 9 artikla, erityiset henkilötiedot
